閱讀 3743 次 項目管理與規(guī)劃設(shè)計單位的管理優(yōu)化

項目管理與規(guī)劃設(shè)計單位的管理優(yōu)化

劉小紅

(西安建筑科技大學(xué)  710055  西安)

    隨著我國各項改革的不斷深入，體制改革從企業(yè)擴展到事業(yè)單位，其中城市規(guī)劃設(shè)計單位正從全額撥款或差額撥款的事業(yè)單位向自收自支的技術(shù)服務(wù)型企業(yè)轉(zhuǎn)制。雖然這一過程一直在進行，但伴隨著體制的轉(zhuǎn)變，此類單位的管理方法和理念則要花更多的時間來適應(yīng)這種改革。現(xiàn)實中規(guī)劃設(shè)計單位存在的效益下滑，人才流失嚴(yán)重，士氣低落等現(xiàn)象正是新體制和舊管理矛盾的體現(xiàn)。管理的改革與優(yōu)化是規(guī)劃設(shè)計單位改善經(jīng)營中的迫切任務(wù)，本文擬從項目管理的角度，對規(guī)劃設(shè)計單位管理提出優(yōu)化建議。

1、規(guī)劃設(shè)計單位的管理主要是項目的管理

    1.1規(guī)劃設(shè)計單位的業(yè)務(wù)主要由項目組成   

    規(guī)劃設(shè)計單位的主要業(yè)務(wù)是在規(guī)劃設(shè)計市場中承攬規(guī)劃設(shè)計項目，并通過提供規(guī)劃設(shè)計服務(wù)賺取任務(wù)設(shè)計費，以維持單位的運行和獲得單位的發(fā)展，因此規(guī)劃設(shè)計單位的日常業(yè)務(wù)均是由進行中的大大小小的規(guī)劃設(shè)計項目組成的。雖然有些規(guī)劃設(shè)計單位還通過非主營業(yè)務(wù)獲取收入，例如營業(yè)房出租，經(jīng)營招待所等第三產(chǎn)業(yè)或參股規(guī)劃設(shè)計業(yè)務(wù)以外的實業(yè)公司，但這類收入占規(guī)劃設(shè)計單位收入的比例很小，從事這類經(jīng)營的人員也很少，遠遠無法與規(guī)劃設(shè)計項目這類業(yè)務(wù)相比。

    1.2規(guī)劃設(shè)計單位的管理主要是項目管理

    如前所述，規(guī)劃設(shè)計單位的業(yè)務(wù)主要是完成規(guī)劃設(shè)計項目，因此規(guī)劃設(shè)計單位的日常管理活動主要是圍繞著規(guī)劃設(shè)計項目的管理而展開。一方面從單位實施的管理來看，無論從計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制各個環(huán)節(jié)均要以實施有效的項目管理為考量，為項目管理服務(wù)。另一方面，從規(guī)劃設(shè)計單位內(nèi)部來看，對規(guī)劃設(shè)計項目的管理量大面廣，事關(guān)單位的生存與發(fā)展。如一般的省級規(guī)劃設(shè)計單位一年內(nèi)要進行近百項規(guī)劃設(shè)計項目的運行工作，需要幾十名項目負責(zé)人(亦可認(rèn)為是項目經(jīng)理)，以及全體工程技術(shù)人員的參與，因此項目管理的水平和質(zhì)量決定著一個規(guī)劃設(shè)計單位技術(shù)水平和質(zhì)量，以及在規(guī)劃設(shè)計市場中的信譽，進而決定了這個規(guī)劃設(shè)計單位的經(jīng)濟效益。由此可見，項目管理對規(guī)劃設(shè)計單位至關(guān)重要，規(guī)劃設(shè)計單位應(yīng)圍繞項目管理來組織其管理活動。

2、項目管理的特點及規(guī)劃設(shè)計單位管理優(yōu)化

    2.1項目管理的特點

    項目管理是為了實現(xiàn)項目目標(biāo)而對項目實施的界定、計劃、執(zhí)行、移交、總結(jié)等管理活動。與任務(wù)結(jié)構(gòu)相對穩(wěn)定的職能性管理相比，項目管理有著如下鮮明的特點。

    2.1.1管理目標(biāo)明確而具體

    一旦項目確定，項目的基本目標(biāo)亦隨之明確，如項目完成的時間、質(zhì)量、成本等。而項目起動后，管理者的首要任務(wù)是界定項目所應(yīng)達到的具體目標(biāo)，即將項目的總目標(biāo)進行分解，以明確項目目標(biāo)的各種量化指標(biāo)。

    2.1.2項目組織是一次性的、暫時的

    因為每一個具體的項目都是一次性的、暫時的，所以項目組織也是一次性的、暫時的，具有臨時性、組合性的特點。一個項目組織的壽命與其所承擔(dān)的項目任務(wù)的時間長短有關(guān)，項目結(jié)束或相應(yīng)項目任務(wù)完成后，項目組織就會解散或重新構(gòu)成其他項目組織。項目組織的一次性和暫時性，是它區(qū)別于企業(yè)組織的一大特點，它對項目組織的運行和溝通，參加者的組織行為，組織控制有很大影響。

    2.1.3項目組織有高度的彈性和可變性

    與一般的企業(yè)組織相比較，項目組織具有高度的彈性和可變性。這不但表現(xiàn)為許多組織成員隨項171任務(wù)的承接和完成，以及項目的實施過程而進入或退出項目組織，或承擔(dān)不同的角色，還表現(xiàn)為采用不同的項目組織策略，不同的項目實施計劃，則有不同的項目組織形式。

    2.1.4項目客戶與最終用戶不一致

    雖然項目管理的客戶是業(yè)主或業(yè)主單位，但接受和使用項目成果的又常常不是客戶，而是最終用戶。例如在修建一條新路的項目中，客戶是投資商或當(dāng)?shù)氐慕煌ㄖ鞴懿块T，而使用這條道路的卻是汽車司機。一般來說，如果你讓最終用戶滿意，那么客戶也會感到滿意。因此在項目管理中，不僅要考慮客戶的要求，也要考慮最終用戶的需要。

    2.2規(guī)劃設(shè)計單位管理的優(yōu)化

    2.2.1規(guī)劃設(shè)計單位管理的現(xiàn)狀

    我國規(guī)劃設(shè)計單位管理中一般采用職能式的組織結(jié)構(gòu)，以某省規(guī)劃設(shè)計院的組織結(jié)構(gòu)為例，其組織結(jié)構(gòu)如圖所示：

    在此種組織結(jié)構(gòu)中，與項目有直接關(guān)系的業(yè)務(wù)部門為規(guī)劃所、建筑所、市政所，稱作生產(chǎn)部門。一般來說，這三個部門按照各自的業(yè)務(wù)特點配齊各專業(yè)人員。當(dāng)有規(guī)劃設(shè)計項目時，由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)確定項目負責(zé)人和項目組成員展開工作。項目負責(zé)人的職責(zé)是對項目的進度、質(zhì)量及成本負責(zé)。其他部門則被稱為職能部門，為生產(chǎn)部門的項目運行提供管理和后勤、技術(shù)等服務(wù)。

    2.2.2從項目管理的角度看規(guī)劃設(shè)計單位管理中的缺陷

    規(guī)劃設(shè)計項目均有明確而具體的目標(biāo)，但在現(xiàn)行的規(guī)劃設(shè)計單位管理中卻很難達到目標(biāo)的統(tǒng)一性。這是由于項目組成員組成的復(fù)雜性及項目的一次性，加之分配制度中單一的項目產(chǎn)值提成制，均使得項目組成員將參加項目看作是獲取收入的手段，而較少考慮項171的質(zhì)量、成本等目標(biāo)。同時也常常由于項目的一次性，使得選配人員組成項目組時普遍存在著大項目容易，小項目困難的現(xiàn)象，因為參加大項目既有利于項目組成員的業(yè)績積累，也有可能獲取較大的經(jīng)濟收益。

    規(guī)劃設(shè)計單位目前所實行的綜合業(yè)務(wù)部門模式易造成人員配置上的低效率和專業(yè)人員業(yè)務(wù)上的偏和淺。如規(guī)劃、市政、建筑三部門需要的專業(yè)人員有重復(fù)。道路交通專業(yè)人員規(guī)劃和市政都需要；給排水、供電、通訊、供熱等專業(yè)人員在上述三部門都存在。這樣的組織結(jié)構(gòu)的缺點是：一方面單位需雇傭較多的專業(yè)人員，增加了規(guī)劃設(shè)計單位的運行成本。另一方面，對專業(yè)人員來說長期從事同類型的工作，不利于其業(yè)務(wù)水平的提高。

    項目組織有高度的彈性和可變性的特點。為適應(yīng)這一特點，項目負責(zé)人應(yīng)根據(jù)項目發(fā)展的需要對項目組織，人員構(gòu)成和工種分配比例隨情況變化做出調(diào)整。而實際情況是，在規(guī)劃設(shè)計單位中，項目負責(zé)人只是項目計劃的執(zhí)行者而非管理者，他既要承擔(dān)設(shè)計項目的各項責(zé)任，又無權(quán)進行合理的資源調(diào)配，往往使項目不能按期，高質(zhì)量地完成。

    規(guī)劃設(shè)計項目承擔(dān)的多是公共工程，它的業(yè)主是地方政府有關(guān)主管部門或開發(fā)商，因此在項目運行中，規(guī)劃設(shè)計單位比較重視來自政府主管部門或開發(fā)商的意見，而較少意識到項目最終用戶，即廣大市民的意見，因而常有為滿足政府官員的好大喜功或開發(fā)商對暴利的追求，而使規(guī)劃設(shè)計項目損害公眾利益的案例。

    2.2.3規(guī)劃設(shè)計單位管理優(yōu)化

    為適應(yīng)以項目為主的業(yè)務(wù)特點進行制度創(chuàng)新。成為具有競爭力的市場主體，規(guī)劃設(shè)計單位應(yīng)積極地改善管理，進行制度創(chuàng)新。

    從組織結(jié)構(gòu)上，規(guī)劃設(shè)計單位應(yīng)從目前的職能式結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫仃囀浇Y(jié)構(gòu)，形成以項目為中心進行資源配置，以適應(yīng)不同項目的要求，提高資源的利用效率，并使專業(yè)技術(shù)人員有參與多種項目的機會，獲得專業(yè)上的進步。規(guī)劃設(shè)計單位矩陣式組織結(jié)構(gòu)示意如下：

    從領(lǐng)導(dǎo)方面，應(yīng)給項目負責(zé)人合理的授權(quán)，改變現(xiàn)存的項目負責(zé)人責(zé)權(quán)利失衡的現(xiàn)狀。項目負責(zé)人對項目的成功與否，質(zhì)量好壞責(zé)任重大，因此他必須擁有相應(yīng)的權(quán)力、手段去完成任務(wù)。項目鼓勵多樣性和創(chuàng)新，通過分權(quán)，可以調(diào)動項目負責(zé)人的工作積極性和激發(fā)其創(chuàng)造力。

    從激勵機制看，規(guī)劃設(shè)計單位除提高項目負責(zé)人的積極性外，對工程技術(shù)人員不宜只實行按項目產(chǎn)值提成的分配辦法，而應(yīng)實行以崗位工資加項目提成的分配辦法，以承認(rèn)工程技術(shù)人員的知識價值，也可減少現(xiàn)存的技術(shù)人員因單純考慮項目產(chǎn)值，而在工作中挑肥撿瘦，使一些小項目無人愿意參加的現(xiàn)象。

    從控制機制看，在項目運行中應(yīng)明確各方的責(zé)權(quán)，形成相互制衡的組織關(guān)系。在規(guī)劃設(shè)計單位中，除上述要對項目負責(zé)人充分授權(quán)外，還應(yīng)通過總工辦，經(jīng)營部對項目負責(zé)人進行監(jiān)督和制約，以確保項目的質(zhì)量和進度。

    另外，針對規(guī)劃設(shè)計項目的最終用戶是公眾這一特點，要求規(guī)劃設(shè)計單位及項目組在項目實施的過程中設(shè)置相應(yīng)的機制，保證項目管理者與作為最終用戶的公眾進行靈活而有效地溝通，充分考慮和理解公眾對特定項目的態(tài)度和期望，積極尋求公眾對規(guī)劃設(shè)計方案的支持。有鑒于此，作為規(guī)劃設(shè)計單位，應(yīng)將征詢公眾意見列為工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，并盡力在客戶和最終用戶之間找到利益的結(jié)合點。

3、結(jié)論與建議

    3.1結(jié)論

    3.1.1規(guī)劃設(shè)計單位的業(yè)務(wù)主要由項目組成。

    3.1.2項目管理的特點影響規(guī)劃設(shè)計單位的管理模式。

    3.1.3為適應(yīng)項目管理的特點規(guī)劃設(shè)計單位應(yīng)從管理的組織領(lǐng)導(dǎo)與激勵、控制等方面進行改革。

    3.2建議

    3.2.1為適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要，將規(guī)劃設(shè)計單位培育成具有競爭力的市場主體，應(yīng)積極地進行規(guī)劃設(shè)計單位的管理改革和創(chuàng)新。

    3.2.2為實現(xiàn)管理優(yōu)化的目標(biāo)，應(yīng)對規(guī)劃設(shè)計單位的管理人員進行培訓(xùn)。建議政府有關(guān)主管部門對規(guī)劃設(shè)計單位領(lǐng)導(dǎo)強制進行有關(guān)管理學(xué)基礎(chǔ)內(nèi)容的崗前培訓(xùn)，實行先培訓(xùn)后上崗，改變目前選任規(guī)劃設(shè)計單位領(lǐng)導(dǎo)干部時，無論其有無管理知識和經(jīng)驗直接任用的現(xiàn)象。

    3.2.3規(guī)劃設(shè)計單位內(nèi)部要對項目負責(zé)人進行項目管理知識的培訓(xùn)，將這種培訓(xùn)結(jié)合專業(yè)素養(yǎng)作為項目負責(zé)人的上崗條件。

參考文獻：

[1]成虎著，叢培經(jīng)  審，《工程項目管理》北京，中國建筑工業(yè)出版社2001年6月

[2][英]彼得.霍布斯，《項目管理》北京，中國社會科學(xué)出版社2001年5月

[3]羅東坤  編著，王亞禧  主審，《項目管理》石油大學(xué)出版社l991年11月

(本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會  文徑網(wǎng)絡(luò)：文徑 尹維維 編輯  劉真 審核)