閱讀 4493 次 淺談商務(wù)管理在建筑施工項(xiàng)目中的作用
淺談商務(wù)管理在建筑施工項(xiàng)目中的作用
楊 艷 麗 王長(zhǎng)明
陜西建工第五建設(shè)集團(tuán)有限公司
商務(wù)管理是一種綜合性的管理模式,其貫穿于項(xiàng)目管理的全過程,從項(xiàng)目的前期接觸、招投標(biāo)過程、施工合同的簽訂、項(xiàng)目管理的前期策劃、方案的比選、分項(xiàng)合同的簽訂、施工過程成本管理、月進(jìn)度結(jié)算、進(jìn)度款的支付、竣工結(jié)算的整理、再到竣工結(jié)算的核對(duì)及確定、質(zhì)保金的回收、財(cái)務(wù)決算等全過程均體現(xiàn)特別重要的作用。
一、 商務(wù)管理制度及體系建立
商務(wù)團(tuán)隊(duì)是商務(wù)管理的主要力量,其每個(gè)基層單位均設(shè)立一個(gè)商務(wù)團(tuán)隊(duì),具體由商務(wù)經(jīng)理牽頭、負(fù)責(zé)。其商務(wù)團(tuán)隊(duì)人員組成除了土建造價(jià)人員以外還需要精裝、安裝、法律、財(cái)務(wù)、材料等專業(yè)性人才。商務(wù)人員以青年員工為主,但人員還存在一些問題,如努力方向不明確、經(jīng)驗(yàn)欠缺、業(yè)務(wù)素質(zhì)較低等等。首先需將增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力作為商務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的重點(diǎn)工作之一;其次解決業(yè)務(wù)素質(zhì)低、經(jīng)驗(yàn)欠缺的問題;再次需引進(jìn)復(fù)合性人才,以便將商務(wù)團(tuán)隊(duì)打造得更加強(qiáng)大。同時(shí)需注重商務(wù)團(tuán)隊(duì)文化方面的建設(shè),形成良好的文化氛圍。
商務(wù)管理制度是商務(wù)人員行動(dòng)的準(zhǔn)則,也是團(tuán)隊(duì)強(qiáng)大戰(zhàn)斗力的有利保障,更是商務(wù)管理在項(xiàng)目管理過程中起主導(dǎo)性的基礎(chǔ)。商務(wù)管理制度應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況、工程項(xiàng)目具體情況進(jìn)行建立,并在每年底將執(zhí)行過程中存在的問題進(jìn)行匯總分析,及時(shí)對(duì)商務(wù)管理制度進(jìn)行修訂。
二、 商務(wù)管理工作的重要性
(一)商務(wù)管理的參與者:
商務(wù)管理過程中需及時(shí)理清各方關(guān)系,在合同執(zhí)行出現(xiàn)較大爭(zhēng)議時(shí)需由雙方高層領(lǐng)導(dǎo)出面進(jìn)行商務(wù)談判以促成爭(zhēng)議得到解決;在整個(gè)商務(wù)管理過程中項(xiàng)目經(jīng)理所占的地位相當(dāng)關(guān)鍵,項(xiàng)目經(jīng)理在商務(wù)管理方面投入的精力及重視程度對(duì)項(xiàng)目的贏虧有決定性的作用。因此在商務(wù)管理過程中需項(xiàng)目經(jīng)理的全力支持與配合。作為商務(wù)經(jīng)理需與項(xiàng)目經(jīng)理保持暢通的溝通渠道,針對(duì)商務(wù)布局、商務(wù)重點(diǎn)問題、竣工結(jié)算等均有專項(xiàng)策劃。商務(wù)經(jīng)理需將工程量核對(duì)做詳細(xì)的策劃,并將核對(duì)過程中所出現(xiàn)的各種問題及時(shí)與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通,協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理找到最有效的解決方案。
在竣工結(jié)算階段,項(xiàng)目經(jīng)理及商務(wù)經(jīng)理需將結(jié)算工作作為工作重點(diǎn),及時(shí)掌控核對(duì)進(jìn)展情況。分析其中原因:首先檢查是否將此工作作為現(xiàn)階段的重點(diǎn)工作來做;其次由于商務(wù)管理未成體系,商務(wù)人員僅著眼于手頭具體的商務(wù)工作,如與建設(shè)方對(duì)量、商函處理、現(xiàn)場(chǎng)簽證、勞務(wù)及分包結(jié)算等;再次,商務(wù)管理與生產(chǎn)管理、材料管理之間聯(lián)系不緊密,商務(wù)工作對(duì)生產(chǎn)與材料管理的指導(dǎo)與監(jiān)控性不強(qiáng);其次,生產(chǎn)管理人員對(duì)成本認(rèn)識(shí)不足,對(duì)成本關(guān)注不夠。
商務(wù)工作不能及時(shí)核算出項(xiàng)目實(shí)際成本,也不能及時(shí)分析項(xiàng)目成本偏差及偏差原因,致使商務(wù)工作對(duì)項(xiàng)目成本控制指導(dǎo)性缺失,同時(shí)使部分商務(wù)問題錯(cuò)過了最佳解決時(shí)機(jī)。
1、成本管理需項(xiàng)目經(jīng)理的全力支持并有效的進(jìn)行配合。
2、增強(qiáng)造價(jià)人員的成本意識(shí)、提高造價(jià)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力。
3、商務(wù)管理建立操作可行的管理體系,且將項(xiàng)目成本管理作為重點(diǎn)工作之一。
4、加強(qiáng)商務(wù)與技術(shù)、生產(chǎn)、材料的聯(lián)系,尋求幾方面的交集,提高相互間的配合效率。
5、商務(wù)人員針對(duì)突發(fā)事件需反應(yīng)迅速、及時(shí)理清思路、把握好各項(xiàng)工作之重點(diǎn)并有足夠的協(xié)調(diào)能力。
6、商務(wù)敏感性是作為一個(gè)商務(wù)人員的基礎(chǔ)素質(zhì)。
7、商務(wù)談判前需做充足的準(zhǔn)備,并對(duì)所報(bào)商函適時(shí)修正。
(二)與技術(shù)部門的配合
商務(wù)管理是綜合性的管理工作,它需要商務(wù)經(jīng)理有較強(qiáng)的組織溝通能力,對(duì)商務(wù)管理過程有較強(qiáng)的掌控能力。作為綜合性的商務(wù)管理需要技術(shù)部門的通力配合,進(jìn)行全過程、全方面的商務(wù)管理。因商務(wù)工作存在的特性,需要商務(wù)經(jīng)理通盤考慮,做好商務(wù)工作的推進(jìn)及落實(shí)工作。
1、技術(shù)、商務(wù)的相互配合為變更索賠的基礎(chǔ)。
2、施工過程中與建設(shè)方有相對(duì)平等的地位,需把握時(shí)機(jī)在此重要階段完成索賠。
3、商務(wù)經(jīng)理及時(shí)有效的組織技術(shù)等相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)影像資料的辦理,做好簽證,形成一系列行之有效的索賠措施、方法。
4、根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)專項(xiàng)方案、特殊方案等,及時(shí)辦理相關(guān)方面增加措施費(fèi)用項(xiàng)目的簽證,認(rèn)證的技術(shù)方案在索賠過程中起到主導(dǎo)參考作用。
(三)公司專家的指導(dǎo)
在項(xiàng)目管理過程中需要靈活運(yùn)用專家的力量,請(qǐng)公司專家到項(xiàng)目進(jìn)行全方位的指導(dǎo)。造價(jià)管理是非常專業(yè)的工作,項(xiàng)目部造價(jià)人員水平普遍偏低、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺、實(shí)際操作能力較差、對(duì)問題的認(rèn)識(shí)及分析能力不能滿足項(xiàng)目管理發(fā)展的需要,這就更加需要公司專家對(duì)項(xiàng)目上的造價(jià)人員進(jìn)行有力的支持及指導(dǎo)。為此商務(wù)經(jīng)理需盡力將需求做深入的調(diào)研,請(qǐng)專家到項(xiàng)目進(jìn)行講座及具體專項(xiàng)問題的梳理。在商務(wù)管理過程中一定要重視專家的作用,并能合理的利用專家的力量。
(四)專項(xiàng)問題的策劃與執(zhí)行
對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目、特殊項(xiàng)目,尤其是未簽訂施工合同已開工建設(shè)的項(xiàng)目,前期商務(wù)策劃是商務(wù)管理工作的重中之中。針對(duì)策劃方案需征集項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員等意見及建議并促成各相關(guān)部門之間的及時(shí)配合。
三、 商務(wù)管理的實(shí)現(xiàn)
商務(wù)敏感性是每個(gè)商務(wù)人員尤其是商務(wù)經(jīng)理所需具有的特質(zhì),商務(wù)管理中的作用是商務(wù)管理意識(shí)的體現(xiàn)。商務(wù)人員對(duì)工作必須具有主動(dòng)性、有效性、持續(xù)性、高效性。
具體實(shí)現(xiàn)途徑如下:
(一)施工合同、分項(xiàng)合同管理:
1、項(xiàng)目中標(biāo)后,及時(shí)簽訂施工合同,項(xiàng)目具備施工條件后進(jìn)行合同交底,并進(jìn)行責(zé)任分解,讓管理人員充分理解施工合同的約定,以便于施工過程中對(duì)于決策和關(guān)鍵點(diǎn)的把握,并建立施工合同交底記錄,形成書面責(zé)任分解表。
2、項(xiàng)目所有分項(xiàng)合同嚴(yán)格按照公司要求進(jìn)行評(píng)審,結(jié)合評(píng)審意見進(jìn)行合同簽章手續(xù),杜絕項(xiàng)目私自印章簽訂分項(xiàng)合同。注重分項(xiàng)合同的及時(shí)簽約,收集整理簽約方的資質(zhì)等有關(guān)資料,爭(zhēng)取合同覆蓋率達(dá)到百分之百。
3、及時(shí)辦理簽證、依約索賠等資料,建立文檔記錄和資料保管,加強(qiáng)專業(yè)的、有針對(duì)性的簽證和索賠管理,注意提出簽證索賠的期限和程序,并及時(shí)溝通、督促使其簽章完善。
(二)合同履約管理:
要求商務(wù)臺(tái)帳建立規(guī)范、齊全、分類存放、有目錄可查,清晰明了。
1、變更簽證
項(xiàng)目的變更、簽證辦理應(yīng)及時(shí),單獨(dú)保管,按時(shí)間先后順序編號(hào),建立了臺(tái)帳;注明編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽證內(nèi)容、涉及的金額、經(jīng)辦人等信息。
2、材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)
及時(shí)與建設(shè)方協(xié)商,辦理材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià),所有認(rèn)價(jià)單單獨(dú)保管,按時(shí)間先后順序編號(hào),建立了臺(tái)帳,注明編號(hào)、認(rèn)價(jià)時(shí)間、材料名稱、報(bào)送單價(jià)、認(rèn)定單價(jià)、其它說明等信息。
3、建設(shè)方工程款支付
按合同約定按期給甲方報(bào)送月工程進(jìn)度款支付申請(qǐng),報(bào)送后專人進(jìn)行跟蹤,建設(shè)方按合同約定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行計(jì)量、確認(rèn),并建立了臺(tái)賬。
(三)商務(wù)培訓(xùn)
項(xiàng)目部制定了與之相適應(yīng)的商務(wù)管理辦法,定期組織項(xiàng)目相關(guān)人員進(jìn)行商務(wù)培訓(xùn),并有培訓(xùn)記錄,使得管理人員的商務(wù)意識(shí)得到了根本性的改變,商務(wù)管理水平不斷提高。
(四)商務(wù)管理工具的應(yīng)用
項(xiàng)目成本管理軟件是目前公司根據(jù)需求調(diào)研定制開發(fā)的一款輔助管理軟件,軟件的應(yīng)用結(jié)合企業(yè)編制的計(jì)劃成本模塊可達(dá)成以下兩個(gè)目標(biāo):
1、提高效率:為項(xiàng)目部提供一套實(shí)用易用的支撐平臺(tái),輔助項(xiàng)目部理清計(jì)劃成本和實(shí)際成本,逐步替代成本業(yè)務(wù)相關(guān)的手工帳務(wù)處理,讓項(xiàng)目成本動(dòng)態(tài)及時(shí)核算清晰,打造并提升項(xiàng)目成本控制能力。
2、規(guī)范管理:規(guī)范項(xiàng)目成本管理過程,為企業(yè)進(jìn)一步統(tǒng)一核算口徑、積累指標(biāo)數(shù)據(jù)、成本管理更趨于標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理。
四、結(jié)束語(yǔ)
目前,在這個(gè)逐步以商務(wù)管理為核心的現(xiàn)代施工項(xiàng)目管理過程中,商務(wù)管理的作用越來越重要,更需要從新的高度來認(rèn)識(shí)商務(wù)管理在項(xiàng)目管理中所處的位置及作用。
參考文獻(xiàn)
1、陜西建工第五建設(shè)集團(tuán)有限公司 《項(xiàng)目管理手冊(cè)》 2013年
2、李秧林、施工企業(yè)工程造價(jià)管理探析 山西科技 2008(08)
(本文來源:陜西省土木建筑學(xué)會(huì) 文徑網(wǎng)絡(luò):劉軍 呂琳琳 編輯 劉真 文徑 審核)