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項(xiàng)目管理與規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的管理優(yōu)化

劉小紅

(西安建筑科技大學(xué)  710055  西安)

    隨著我國各項(xiàng)改革的不斷深入，體制改革從企業(yè)擴(kuò)展到事業(yè)單位，其中城市規(guī)劃設(shè)計(jì)單位正從全額撥款或差額撥款的事業(yè)單位向自收自支的技術(shù)服務(wù)型企業(yè)轉(zhuǎn)制。雖然這一過程一直在進(jìn)行，但伴隨著體制的轉(zhuǎn)變，此類單位的管理方法和理念則要花更多的時(shí)間來適應(yīng)這種改革。現(xiàn)實(shí)中規(guī)劃設(shè)計(jì)單位存在的效益下滑，人才流失嚴(yán)重，士氣低落等現(xiàn)象正是新體制和舊管理矛盾的體現(xiàn)。管理的改革與優(yōu)化是規(guī)劃設(shè)計(jì)單位改善經(jīng)營中的迫切任務(wù)，本文擬從項(xiàng)目管理的角度，對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理提出優(yōu)化建議。

1、規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的管理主要是項(xiàng)目的管理

    1.1規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的業(yè)務(wù)主要由項(xiàng)目組成   

    規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的主要業(yè)務(wù)是在規(guī)劃設(shè)計(jì)市場中承攬規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目，并通過提供規(guī)劃設(shè)計(jì)服務(wù)賺取任務(wù)設(shè)計(jì)費(fèi)，以維持單位的運(yùn)行和獲得單位的發(fā)展，因此規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的日常業(yè)務(wù)均是由進(jìn)行中的大大小小的規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目組成的。雖然有些規(guī)劃設(shè)計(jì)單位還通過非主營業(yè)務(wù)獲取收入，例如營業(yè)房出租，經(jīng)營招待所等第三產(chǎn)業(yè)或參股規(guī)劃設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)以外的實(shí)業(yè)公司，但這類收入占規(guī)劃設(shè)計(jì)單位收入的比例很小，從事這類經(jīng)營的人員也很少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法與規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目這類業(yè)務(wù)相比。

    1.2規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的管理主要是項(xiàng)目管理

    如前所述，規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的業(yè)務(wù)主要是完成規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目，因此規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的日常管理活動(dòng)主要是圍繞著規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目的管理而展開。一方面從單位實(shí)施的管理來看，無論從計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制各個(gè)環(huán)節(jié)均要以實(shí)施有效的項(xiàng)目管理為考量，為項(xiàng)目管理服務(wù)。另一方面，從規(guī)劃設(shè)計(jì)單位內(nèi)部來看，對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目的管理量大面廣，事關(guān)單位的生存與發(fā)展。如一般的省級(jí)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位一年內(nèi)要進(jìn)行近百項(xiàng)規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目的運(yùn)行工作，需要幾十名項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(亦可認(rèn)為是項(xiàng)目經(jīng)理)，以及全體工程技術(shù)人員的參與，因此項(xiàng)目管理的水平和質(zhì)量決定著一個(gè)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位技術(shù)水平和質(zhì)量，以及在規(guī)劃設(shè)計(jì)市場中的信譽(yù)，進(jìn)而決定了這個(gè)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)效益。由此可見，項(xiàng)目管理對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位至關(guān)重要，規(guī)劃設(shè)計(jì)單位應(yīng)圍繞項(xiàng)目管理來組織其管理活動(dòng)。

2、項(xiàng)目管理的特點(diǎn)及規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理優(yōu)化

    2.1項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

    項(xiàng)目管理是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的界定、計(jì)劃、執(zhí)行、移交、總結(jié)等管理活動(dòng)。與任務(wù)結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定的職能性管理相比，項(xiàng)目管理有著如下鮮明的特點(diǎn)。

    2.1.1管理目標(biāo)明確而具體

    一旦項(xiàng)目確定，項(xiàng)目的基本目標(biāo)亦隨之明確，如項(xiàng)目完成的時(shí)間、質(zhì)量、成本等。而項(xiàng)目起動(dòng)后，管理者的首要任務(wù)是界定項(xiàng)目所應(yīng)達(dá)到的具體目標(biāo)，即將項(xiàng)目的總目標(biāo)進(jìn)行分解，以明確項(xiàng)目目標(biāo)的各種量化指標(biāo)。

    2.1.2項(xiàng)目組織是一次性的、暫時(shí)的

    因?yàn)槊恳粋�(gè)具體的項(xiàng)目都是一次性的、暫時(shí)的，所以項(xiàng)目組織也是一次性的、暫時(shí)的，具有臨時(shí)性、組合性的特點(diǎn)。一個(gè)項(xiàng)目組織的壽命與其所承擔(dān)的項(xiàng)目任務(wù)的時(shí)間長短有關(guān)，項(xiàng)目結(jié)束或相應(yīng)項(xiàng)目任務(wù)完成后，項(xiàng)目組織就會(huì)解散或重新構(gòu)成其他項(xiàng)目組織。項(xiàng)目組織的一次性和暫時(shí)性，是它區(qū)別于企業(yè)組織的一大特點(diǎn)，它對(duì)項(xiàng)目組織的運(yùn)行和溝通，參加者的組織行為，組織控制有很大影響。

    2.1.3項(xiàng)目組織有高度的彈性和可變性

    與一般的企業(yè)組織相比較，項(xiàng)目組織具有高度的彈性和可變性。這不但表現(xiàn)為許多組織成員隨項(xiàng)171任務(wù)的承接和完成，以及項(xiàng)目的實(shí)施過程而進(jìn)入或退出項(xiàng)目組織，或承擔(dān)不同的角色，還表現(xiàn)為采用不同的項(xiàng)目組織策略，不同的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，則有不同的項(xiàng)目組織形式。

    2.1.4項(xiàng)目客戶與最終用戶不一致

    雖然項(xiàng)目管理的客戶是業(yè)主或業(yè)主單位，但接受和使用項(xiàng)目成果的又常常不是客戶，而是最終用戶。例如在修建一條新路的項(xiàng)目中，客戶是投資商或當(dāng)?shù)氐慕煌ㄖ鞴懿块T，而使用這條道路的卻是汽車司機(jī)。一般來說，如果你讓最終用戶滿意，那么客戶也會(huì)感到滿意。因此在項(xiàng)目管理中，不僅要考慮客戶的要求，也要考慮最終用戶的需要。

    2.2規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理的優(yōu)化

    2.2.1規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理的現(xiàn)狀

    我國規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理中一般采用職能式的組織結(jié)構(gòu)，以某省規(guī)劃設(shè)計(jì)院的組織結(jié)構(gòu)為例，其組織結(jié)構(gòu)如圖所示：

    在此種組織結(jié)構(gòu)中，與項(xiàng)目有直接關(guān)系的業(yè)務(wù)部門為規(guī)劃所、建筑所、市政所，稱作生產(chǎn)部門。一般來說，這三個(gè)部門按照各自的業(yè)務(wù)特點(diǎn)配齊各專業(yè)人員。當(dāng)有規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)，由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組成員展開工作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)是對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量及成本負(fù)責(zé)。其他部門則被稱為職能部門，為生產(chǎn)部門的項(xiàng)目運(yùn)行提供管理和后勤、技術(shù)等服務(wù)。

    2.2.2從項(xiàng)目管理的角度看規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理中的缺陷

    規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目均有明確而具體的目標(biāo)，但在現(xiàn)行的規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理中卻很難達(dá)到目標(biāo)的統(tǒng)一性。這是由于項(xiàng)目組成員組成的復(fù)雜性及項(xiàng)目的一次性，加之分配制度中單一的項(xiàng)目產(chǎn)值提成制，均使得項(xiàng)目組成員將參加項(xiàng)目看作是獲取收入的手段，而較少考慮項(xiàng)171的質(zhì)量、成本等目標(biāo)。同時(shí)也常常由于項(xiàng)目的一次性，使得選配人員組成項(xiàng)目組時(shí)普遍存在著大項(xiàng)目容易，小項(xiàng)目困難的現(xiàn)象，因?yàn)閰⒓哟箜?xiàng)目既有利于項(xiàng)目組成員的業(yè)績積累，也有可能獲取較大的經(jīng)濟(jì)收益。

    規(guī)劃設(shè)計(jì)單位目前所實(shí)行的綜合業(yè)務(wù)部門模式易造成人員配置上的低效率和專業(yè)人員業(yè)務(wù)上的偏和淺。如規(guī)劃、市政、建筑三部門需要的專業(yè)人員有重復(fù)。道路交通專業(yè)人員規(guī)劃和市政都需要；給排水、供電、通訊、供熱等專業(yè)人員在上述三部門都存在。這樣的組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)是：一方面單位需雇傭較多的專業(yè)人員，增加了規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的運(yùn)行成本。另一方面，對(duì)專業(yè)人員來說長期從事同類型的工作，不利于其業(yè)務(wù)水平的提高。

    項(xiàng)目組織有高度的彈性和可變性的特點(diǎn)。為適應(yīng)這一特點(diǎn)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目發(fā)展的需要對(duì)項(xiàng)目組織，人員構(gòu)成和工種分配比例隨情況變化做出調(diào)整。而實(shí)際情況是，在規(guī)劃設(shè)計(jì)單位中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只是項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行者而非管理者，他既要承擔(dān)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的各項(xiàng)責(zé)任，又無權(quán)進(jìn)行合理的資源調(diào)配，往往使項(xiàng)目不能按期，高質(zhì)量地完成。

    規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目承擔(dān)的多是公共工程，它的業(yè)主是地方政府有關(guān)主管部門或開發(fā)商，因此在項(xiàng)目運(yùn)行中，規(guī)劃設(shè)計(jì)單位比較重視來自政府主管部門或開發(fā)商的意見，而較少意識(shí)到項(xiàng)目最終用戶，即廣大市民的意見，因而常有為滿足政府官員的好大喜功或開發(fā)商對(duì)暴利的追求，而使規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目損害公眾利益的案例。

    2.2.3規(guī)劃設(shè)計(jì)單位管理優(yōu)化

    為適應(yīng)以項(xiàng)目為主的業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行制度創(chuàng)新。成為具有競爭力的市場主體，規(guī)劃設(shè)計(jì)單位應(yīng)積極地改善管理，進(jìn)行制度創(chuàng)新。

    從組織結(jié)構(gòu)上，規(guī)劃設(shè)計(jì)單位應(yīng)從目前的職能式結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫仃囀浇Y(jié)構(gòu)，形成以項(xiàng)目為中心進(jìn)行資源配置，以適應(yīng)不同項(xiàng)目的要求，提高資源的利用效率，并使專業(yè)技術(shù)人員有參與多種項(xiàng)目的機(jī)會(huì)，獲得專業(yè)上的進(jìn)步。規(guī)劃設(shè)計(jì)單位矩陣式組織結(jié)構(gòu)示意如下：

    從領(lǐng)導(dǎo)方面，應(yīng)給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人合理的授權(quán)，改變現(xiàn)存的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)權(quán)利失衡的現(xiàn)狀。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的成功與否，質(zhì)量好壞責(zé)任重大，因此他必須擁有相應(yīng)的權(quán)力、手段去完成任務(wù)。項(xiàng)目鼓勵(lì)多樣性和創(chuàng)新，通過分權(quán)，可以調(diào)動(dòng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作積極性和激發(fā)其創(chuàng)造力。

    從激勵(lì)機(jī)制看，規(guī)劃設(shè)計(jì)單位除提高項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的積極性外，對(duì)工程技術(shù)人員不宜只實(shí)行按項(xiàng)目產(chǎn)值提成的分配辦法，而應(yīng)實(shí)行以崗位工資加項(xiàng)目提成的分配辦法，以承認(rèn)工程技術(shù)人員的知識(shí)價(jià)值，也可減少現(xiàn)存的技術(shù)人員因單純考慮項(xiàng)目產(chǎn)值，而在工作中挑肥撿瘦，使一些小項(xiàng)目無人愿意參加的現(xiàn)象。

    從控制機(jī)制看，在項(xiàng)目運(yùn)行中應(yīng)明確各方的責(zé)權(quán)，形成相互制衡的組織關(guān)系。在規(guī)劃設(shè)計(jì)單位中，除上述要對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人充分授權(quán)外，還應(yīng)通過總工辦，經(jīng)營部對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督和制約，以確保項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度。

    另外，針對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目的最終用戶是公眾這一特點(diǎn)，要求規(guī)劃設(shè)計(jì)單位及項(xiàng)目組在項(xiàng)目實(shí)施的過程中設(shè)置相應(yīng)的機(jī)制，保證項(xiàng)目管理者與作為最終用戶的公眾進(jìn)行靈活而有效地溝通，充分考慮和理解公眾對(duì)特定項(xiàng)目的態(tài)度和期望，積極尋求公眾對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)方案的支持。有鑒于此，作為規(guī)劃設(shè)計(jì)單位，應(yīng)將征詢公眾意見列為工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，并盡力在客戶和最終用戶之間找到利益的結(jié)合點(diǎn)。

3、結(jié)論與建議

    3.1結(jié)論

    3.1.1規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的業(yè)務(wù)主要由項(xiàng)目組成。

    3.1.2項(xiàng)目管理的特點(diǎn)影響規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的管理模式。

    3.1.3為適應(yīng)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位應(yīng)從管理的組織領(lǐng)導(dǎo)與激勵(lì)、控制等方面進(jìn)行改革。

    3.2建議

    3.2.1為適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要，將規(guī)劃設(shè)計(jì)單位培育成具有競爭力的市場主體，應(yīng)積極地進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的管理改革和創(chuàng)新。

    3.2.2為實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化的目標(biāo)，應(yīng)對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。建議政府有關(guān)主管部門對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)制進(jìn)行有關(guān)管理學(xué)基礎(chǔ)內(nèi)容的崗前培訓(xùn)，實(shí)行先培訓(xùn)后上崗，改變目前選任規(guī)劃設(shè)計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)，無論其有無管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)直接任用的現(xiàn)象。

    3.2.3規(guī)劃設(shè)計(jì)單位內(nèi)部要對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行項(xiàng)目管理知識(shí)的培訓(xùn)，將這種培訓(xùn)結(jié)合專業(yè)素養(yǎng)作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的上崗條件。

參考文獻(xiàn)：

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[3]羅東坤  編著，王亞禧  主審，《項(xiàng)目管理》石油大學(xué)出版社l991年11月

(本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會(huì)  文徑網(wǎng)絡(luò)：文徑 尹維維 編輯  劉真 審核)