新組建高職學(xué)校如何做好基建工程檔案的歸檔管理工作

郭永麗

（寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院  陜西寶雞  721013）

    二十世紀(jì)90年代中期以后，我國大力發(fā)展高等職業(yè)教育，新組建成立了一批高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，這些學(xué)校大多經(jīng)歷組建、基建的起步過程。人員重組、健全機(jī)構(gòu)、建章立制等大量的工作亟待開展，基建工作也同步進(jìn)行，在這種情況下，一些單位往往只看重基建工程的進(jìn)展，而對(duì)工程進(jìn)展中形成的各項(xiàng)技術(shù)材料、會(huì)議記錄等資料的收集、管理和歸檔工作往往會(huì)被忽視，或者在工程結(jié)束后，資料長期散存于施工部門和其他相關(guān)部門，沒有一套完整的歸檔資料，隨著時(shí)間流逝、人員的變動(dòng)等等情況，容易造成資料遺漏或缺失，對(duì)以后的擴(kuò)建、改建和工程維修埋下隱患，筆者就新組建高職學(xué)校如何做好基建工程檔案的歸檔工作與同行進(jìn)行探討。

    一、做好基建工程檔案歸檔管理工作的重要性

    基建工程技術(shù)資料是新組建院校基建施工全過程的原始資料，是反映工程內(nèi)在的質(zhì)量憑證，一旦發(fā)生某些工程事故，它不僅能為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)，也是日后檢查、維修、擴(kuò)建、改建或增層等工作重要的參考資料。做好工程技術(shù)資料管理工作，對(duì)保證工程結(jié)構(gòu)安全和使用功能，提高工程質(zhì)量有著十分重要的意義，為工程順利通過驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)創(chuàng)造良好的條件。

基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，交付使用后，所有施工資料、會(huì)議記錄等均應(yīng)由各施工單位移交建設(shè)單位一份完整資料，由學(xué)校歸檔保管，以便查閱利用。

    二、新組建高職學(xué)校基建工程檔案容易出現(xiàn)的問題

    1、檔案材料不完整。這是新組建院校基建工程檔案存在的主要問題。組建初期，機(jī)構(gòu)、人員都在重組，許多人要接受和適應(yīng)新工作，各部門職能和崗位工作職責(zé)如果不夠明確，工程檔案沒有指定檔案部門專人收集，容易造成基建工程檔案歸檔不全，很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料往往歸檔不全。

    2、缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的院校成立了專門的檔案室、工程檔案管理較好，有些單位則不*或者檔案管理人員職責(zé)不明確，工程檔案由其它業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

    3、缺乏復(fù)合型檔案管理人員。檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，素質(zhì)不高，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏其它相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

    三、新組建高職學(xué)校做好基建工程檔案歸檔工作的有效措施

    （一）建章立制，規(guī)范基建工程資料歸檔管理。

    建章立制時(shí)，把基建檔案管理工作寫入制度，這是做好基建工程檔案歸檔管理工作的制度保障。應(yīng)當(dāng)明確以下幾個(gè)方面：

    1、明確職責(zé)，指定專人管理。校方要與施工單位密切協(xié)作，規(guī)范施工單位行為，督促他們及時(shí)整理在工程施建中形成的各種資料。必須及時(shí)做好工程技術(shù)資料記錄和收集。工程技術(shù)資料是對(duì)施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度及時(shí)收集、整理。基建處室要指定專人負(fù)責(zé)管理工程技術(shù)資料，負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步，做到內(nèi)容連貫。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會(huì)出現(xiàn)缺少資料的情況。現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會(huì)造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各隊(duì)的資料統(tǒng)一收集，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯(cuò)誤，及時(shí)得以糾正。

    檔案部門要指定專職檔案管理人員收集、催繳工程建設(shè)檔案，監(jiān)督并保證移交歸檔資料的完整性。把收集整理保管基建檔案寫進(jìn)檔案部門職責(zé)，作為考核獎(jiǎng)懲的依據(jù)。

    2、明確基建工程檔案歸檔范圍。基建工程檔案的內(nèi)容包括：

    （1）綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批文；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)；水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的圖片、錄像、錄音、光盤等。

    （2）土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料，主要包括開、竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或?qū)嶒?yàn)資料；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

    （3）竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

    3、明確移交時(shí)間。基建工程資料應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收、交付使用的同時(shí)，移交全部歸檔資料。最晚不能超過交付使用時(shí)間1個(gè)月。移交、接交責(zé)任人及監(jiān)交人（負(fù)責(zé)人）三方簽字。

    （二）加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于基建工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

    （三）加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案資料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任。加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練。不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

    （四）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運(yùn)用。各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對(duì)檔案利用，籍以提高工作效率。按照檔案的細(xì)致進(jìn)行分類、編號(hào)采用其自然形成的編號(hào)，便于檢索利用。

    （五）及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失敗。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門及時(shí)獲取有效檔案資料或信息。

    總之，新組建高職學(xué)校在抓基礎(chǔ)建設(shè)工作的同時(shí)不能顧此失彼，必須重視基建檔案材料的歸檔管理工作，為日后的建設(shè)和持續(xù)發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

 (本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會(huì)     文徑網(wǎng)絡(luò)：劉軍 呂琳琳 編輯  劉真 文徑 審核)